Nuevos plazos para adaptar los Sistemas Informáticos de Facturación: Todo lo que debes saber

Puntos clave

📌 Se amplía hasta el 1 de enero de 2026 el plazo para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades

📌 Los autónomos y otros obligados tributarios tienen hasta el 1 de julio de 2026

📌 Los productores de software deben ofrecer sistemas adaptados en 9 meses desde la publicación de la orden ministerial

📌 Se excluye a los usuarios del SII (Suministro Inmediato de Información) en ciertos casos

Introducción

El pasado 2 de abril de 2025 se publicó en el BOE el Real Decreto 254/2025, que modifica el Real Decreto 1007/2023 sobre los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación. Esta modificación establece nuevos plazos para la adaptación de los sistemas de facturación y aclara ciertos aspectos clave de la normativa. Si eres empresario, autónomo o asesor fiscal, es fundamental que conozcas estos cambios para asegurar el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Ampliación de plazos: Calendario actualizado

La principal novedad del Real Decreto 254/2025 es la ampliación de los plazos para la adaptación a los requisitos establecidos:

• Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades: Deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2026 (anteriormente era el 1 de julio de 2025).
• Autónomos y otros obligados tributarios: Disponen hasta el 1 de julio de 2026 para implementar los cambios necesarios.

Esta ampliación responde a la necesidad de dar más tiempo a empresas y profesionales para adaptarse a los requisitos técnicos, considerando la tardía publicación de la Orden HAC/1177/2024 que detalla las especificaciones técnicas necesarias.

Obligaciones para desarrolladores y proveedores de software

Los desarrolladores y comercializadores de sistemas informáticos también tienen sus propios plazos:

• Deberán ofrecer sus productos totalmente adaptados al reglamento en un plazo máximo de 9 meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial HAC/1177/2024 (publicada el 28 de octubre de 2024).
• Para sistemas incluidos en contratos de mantenimiento plurianuales contratados con anterioridad, también deberán estar adaptados antes de los plazos aplicables a los usuarios finales.

Excepciones importantes: Usuarios del SII

Una modificación relevante afecta a los obligados tributarios que utilizan el Suministro Inmediato de Información (SII). El nuevo texto establece que no estarán sujetos al reglamento cuando:

• Expidan facturas correspondientes a operaciones documentadas mediante facturas expedidas materialmente por el destinatario o por un tercero (en aplicación del artículo 5 del reglamento de obligaciones de facturación).
• Lleven sus libros registros en los términos establecidos en el artículo 62.6 del Reglamento del IVA.

Esta excepción se justifica porque estos sistemas ya ofrecen garantías suficientes al registrar la información en los libros de IVA suministrados a través del SII.

Aclaración sobre responsabilidad

El Real Decreto también aclara que la responsabilidad del cumplimiento de las obligaciones recae siempre en el sujeto pasivo que realiza las operaciones documentadas en la factura, incluso cuando la factura sea materialmente expedida por el destinatario o por un tercero.

¿Por qué es importante esta normativa?

La finalidad última de esta regulación es:

1. Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
2. Asegurar que toda transacción comercial genera una factura y una anotación en el sistema informático del contribuyente.
3. Impedir la ulterior alteración de dichas anotaciones.
4. Permitir la remisión de información a la Administración tributaria de forma automática y segura.

Recomendaciones para adaptarse a la normativa

Si eres empresario o autónomo, te recomendamos:

1. Contactar con tu proveedor de software para verificar cuándo estará disponible la versión adaptada a la normativa.
2. Planificar la actualización con suficiente antelación para evitar problemas de última hora.
3. Revisar tus procedimientos internos para asegurar que cumples con todos los requisitos de integridad y trazabilidad.
4. Consultar con tu asesor fiscal sobre cualquier duda específica relacionada con tu actividad.

Preguntas frecuentes

¿Qué ocurre si no adapto mi sistema a tiempo?

El incumplimiento de esta obligación puede constituir una infracción tributaria según lo establecido en el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria, con posibles sanciones económicas.

¿Esta normativa afecta a todos los autónomos?

Sí, todos los autónomos están obligados a cumplir con estos requisitos, aunque disponen de un plazo mayor (hasta el 1 de julio de 2026) para adaptarse.

¿Qué debo hacer si uso un software de facturación en la nube?

Debes asegurarte de que tu proveedor actualice el software para cumplir con la normativa. Lo habitual es que las soluciones en la nube se actualicen automáticamente, pero conviene confirmarlo con el proveedor.

¿Cómo sé si mi sistema ya cumple con los requisitos?

Tu proveedor de software debería informarte sobre la conformidad de su producto con la normativa. En caso de duda, solicítales una certificación o declaración explícita de cumplimiento.

En el Conversor IAE CNAE estamos comprometidos con mantenerte informado sobre todas las novedades normativas que afectan a la gestión de tu negocio. Si necesitas más información sobre cómo adaptar tus sistemas de facturación a la nueva normativa, no dudes en contactar con nosotros.

¿Has empezado ya a adaptar tus sistemas de facturación? Comparte tu experiencia en los comentarios.